Infrastrukturelles FM zum Erfolg führen
| Kunde:
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Börsenverein des deutschen Buchhandels, Frankfurt am Main
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| Realisierte Funktionen:
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Flächenmanagement, Inventarisierung, Umzugsmanagement,
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Der Börsenverein des Deutschen Buchhandels e.V. ist weltweit der einzige Verband, der alle drei Handelsstufen unter einem Dach vereinigt – Verlage, Buchhandlungen, den Zwischenbuchhandel, Antiquariate und Verlagsvertreter. Er versteht sich als Sprachrohr der Buchbranche und steht Öffentlichkeit und Politik beratend zur Seite. Organisiert ist der Börsenverein als Gesamtverein. Er besteht aus dem Bundesverband mit Sitz in Frankfurt am Main und zehn Landesverbänden, die rechtlich eigenständig sind.
Eine besondere Herausforderung bei der Einführung bestand darin, dass neben den klassischen Anforderungen an das infrastrukturelle Facility Management auch die Anforderungen an einen Umzug der Gesamteinrichtung mit etwa 300 Mitarbeitern berücksichtigt werden sollten. Die Flächenverwaltung in consultware® FM optimierte dabei die Aufgabenstellungen des modernen Flächenmanagements. Neben den klassischen Raumdaten, wie Raummaßen oder Raumflächen, konnten normierte Nutzungsdaten und frei definierbare Parameter verwaltet werden, welche später zur Planung des größten Umzugs in der Unternehmensgeschichte dienten.
Jeder Raum wurde auf einer Zeichnung visualisiert. Die Anwender wurden hierbei durch einen automatischen Erfassungsmodus unterstützt, so dass die aufwendige Erstellung von Polygonen entfällt. Die grafische Erfassung war daher erheblich schneller durchzuführen als bei polygonbasierten Systemen wie AutoCAD. Statistische Auswertungen über Raumnutzungen und oder individuelle Abfragen wurden in das System integriert. Je nach Nutzung kann mit hinterlegten Reporten die Raum- und Flächenplanung erleichtert werden und der zukünftige Flächenbedarf geplant werden.
Die genaue Belegung der alten Räumlichkeiten war bis dato unbekannt, auch da es eine sehr hohe Frequenz an Umzügen gab. Auf Basis des Telefonmanagements wurden Nutzer über ihre Telefonanschlüsse den Räumlichkeiten zugeordnet und damit auch deren Arbeitsplätze erfasst. Über Schnittstellen konnten die Daten an andere Systeme zur Ressourcenplanung und die Finanzbuchhaltung für die weitere Verwendung übergeben werden.
Eine Umzugsfunktion mit konfigurierbarer Datenaktualisierung (zum Beispiel Kostenstellenabgleich von Raumdaten) wurde integriert um die Daten aktuell zu halten. Durch die Anbindung des Ticketsystems der IT konnte gleichzeitig mit einfachen Synergieeffekten eine direkte Verbesserung der laufenden Umzugsorganisation erreicht werden.
Für die Planung des neuen Gebäudes wurden spezielle Objekte generiert, welche als Arbeitsplätze zukünftig alle Nutzerdaten halten. Wesentliche Daten, wie Raumnummer, -nutzung und Kostenstellenzuordnungen werden automatisch integriert. Freie Eingaben und eigene Piktogramme vervollständigen die Daten. Für das Inventar und Türschilder generierte Barcodes dienen als zukünftige Schnittstelle zur Logistik.
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